局机关各科室、代管单位、下属单位：

经市局研究，现将《机关会议室管理制度》印发你们，请认真遵照执行。

广元市应急管理局

2020年11月4日

机关会议室管理制度

为规范会议室管理，提高使用效率，加强会务保障，弘扬艰苦奋斗、勤俭节约的优良作风，建设节约型机关，特制定本制度。

一、使用范围

机关会议室原则上按功能安排使用。其中：

（一）一会议室（A301，可容纳47人），主要安排党组（扩大）会、局务会、中心组学习会、中层干部会、民主生活会、交流座谈会等；

（二）二会议室（A201，可容纳24人），主要安排局长办公会、科室（单位）业务会等；优先保障局领导使用；

（三）三会议室（B205，可容纳116人），主要安排机关干部职工大会、联欢会和全市性工作会议以及上级检查工作汇报会等；原则上只用于大型会议，启用人数不少于50人；

（四）党员活动室（B601，可容纳18人），主要安排各支部“三会一课”、业务会等；

（五）职工文化沙龙（A501，可容纳40人），主要安排学术讨论、学术报告、培训、演讲等；

（六）侯会室（B201，可容纳10人），主要用于局领导会见客人、接待群众来访等。

二、使用流程

会议室使用应当按照“先登记后使用、谁先订谁优先”的原则，具体程序如下：

（一）局领导需要使用会议室的，由负责主持会议的局领导直接通知办公室予以安排；

（二）由主办科室（包括代管单位、下属单位，下同）承办会议或者科室（单位）召开内部会议需要使用会议室的，应当至少提前半天向办公室申请，进行预订登记。一般不接受临时性使用申请。

（三）局办公室应当按照会议的重要性、急缓程度、预订先后顺序，统筹协调并安排使用会议室。

（四）会议召开前，会务保障人员、会议服务人员应当提前半小时做好茶水、设备调试等各项会务保障工作。重大会议有食宿、车辆保障等特殊需要的，主办科室（单位）须提前与办公室和会务保障人员、会议服务人员进行沟通。

三、保障要求

（一）会议准备：包括会议通知、会议材料等，由会议主办科室（单位）负责。

（二）会场布置：包括主席台设置、桌签摆放、电子屏显示、资料发放、话筒扩音、投影播放及清理会场等，遵循“谁主办、谁负责”的原则。禁止随意变动会议室整体布局或调整桌椅；重要活动根据需要报经局办公室主任同意，可进行摆放调整。

（三）茶水供应：局内部组织的15人以下会议，参会人员自带茶杯、自助加水。有外单位或全局干部职工参加的15人及以上大型会议，根据季节情况，由局办公室统一提供矿泉水或茶水服务。外事活动，根据实际需要由局办公室进行保障。

（四）设备保障：会议室各类办公设备由局办公室统一管理。影音、视频设备的调试及使用保障，由市应急保障中心统一负责，会议主办科室（单位）、办公室协助。

四、日常管理

（一）局办公室负责机关会议室日常管理维护，明确和落实会务保障人员、会议服务人员，负责每周对灯光、音响等设施设备进行一次全面检查，每天进行一次卫生清扫。有重要接待任务时，须安排会议服务人员提前做好清洁卫生和设备检查，确保正常使用。遇风雨及异常天气，要及时做好防风、防雨、防雪、防雷等预防工作。

（二）会议主办科室（单位）要合理组织和安排会议时间、参会人数等，保持室内清洁卫生，爱护会议室物品，不得随意带走或挪用；会议室使用结束后，要及时关闭照明灯、净水器、空调、音响、投影等设备，并把桌椅恢复原位，清理垃圾，锁好门窗，并与会务保障人员作好交接。会议室物品如有损坏、丢失的，由主办科室（单位）或使用人照价赔偿。

（三）会议室不得开展企业、产品推介等商业活动，不得进行与机关工作、职工宣传教育无关的活动。会议室原则上不外借，如有特殊情况须经分管办公室的局领导批准。

（四）会议室随用随开，用完及时锁闭。严禁在桌椅上踩踏、涂画，禁止在开会时吃零食，不得在会议室随意丢弃纸张等杂物。

（五）会议室所有设施、物品及消耗用品原则上由局办公室负责提供，不得外借或揶为私用。

（六）会务保障人员、会议服务人员要按照文明礼仪规范及时提供会议服务，做到“规范、标准、精细、温馨”。

（七）所有会议室严禁吸烟。

五、本制度自印发之日起执行。